3. Description du dispositif d'accès à l'information au sein de l’INPPLC

Le dispositif d'accès à l'information a été mis en œuvre de manière à dresser le circuit de l’information depuis son identification (en source et données) par les structures organisationnelles de l’INPPLC jusqu’à son traitement par la personne chargée de l’accès à l’information ou son suppléant, en passant par l’alimentation de la base de données établie à cet effet.
Ledit dispositif est présenté sous formes de logigrammes traduisant des processus pour chacune des actions à mener et/ou des décisions à prendre. Ces logigrammes sont schématisés de manière séquencée et ordonnée pour reproduire les cinq étapes qui constituent le processus lié audit dispositif. Il s’agit de :

 

1. L'identification de l'information, au sens de la loi n°31-13 ;

2. La qualification et la classification de l'information : Trois types d’informations sont essentiellement distingués : les informations à publier de manière proactive, les informations accessibles sous conditions et les exceptions. A ce titre et sur la base de la qualification/classification des données disponibles, les collaborateurs des structures organisationnelles sont appelés à diffuser de manière proactive tout document ou information de travail qu'ils détiennent, lorsque ces derniers ne font pas l’objet d’exceptions telles que prévues par la loi n°31.13 relative au droit d'accès à l'information et ne relèvent pas du secret professionnel.  Lesdites informations doivent être publiées en format ouvert, afin qu'elles soient utilisées et réutilisées à condition que cela soit fait à des fins légitimes (Cf. Article 6 de la loi n°31-13 du droit d'accès à l'information). 

   Il est à préciser que les informations accessibles sous conditions, de par leur nature (informations sensibles, données à caractère personnel, information requérant une autorisation d'un tiers, etc.), leur volume ou leur support de stockage peuvent faire l’objet d'accès à l'information et ce, en se référant lors de leur qualification/classification à la grille de critères clairs déterminant leurs modalités d'accès et éventuellement les personnes habilitées à accéder à certaines informations.

    

3. L'alimentation de la base de données : Une fois les informations identifiées, qualifiées et classifiées, elles sont insérées par les représentants des différentes structures organisationnelles de l'Instance dans une base de données spécifique pour l'accès à l'information appelée "La base de données d'accès à l'information". Celle-ci est constamment alimentée par tous types confondus d'information (les informations à diffuser d'une manière proactive, les informations accessibles sous conditions, les exceptions). 

   L'alimentation de cette base de données consiste à remplir un certain nombre de champs pour chaque type d'information. Ces champs sont définis afin de faciliter à la personne chargée du traitement des demandes d'accès à l’information, la délivrance des réponses aux questions et aux sollicitations des demandeurs.    

    

4. Le traitement des demandes d'accès à l'information : Il s’agit d’exploiter les informations préparées et mises à disposition par les différentes sources internes à travers les canaux et procédures prévus à cet effet, pour apporter les réponses les plus pertinentes aux demandes d’information reçues par l’Instance. Au besoin, le responsable chargé de l’accès à l’information peut faire appel à toute ressource concernée en interne à l’Instance, pour solliciter les précisions et éventuels compléments, nécessaires au traitement d’une demande d’information.

5. La conservation des documents : La personne chargée de l’accès à l’information doit veiller à la conservation et à la traçabilité des documents produits et reçus dans le cadre de l’exercice de ses fonctions. Ces documents concernent essentiellement :

   • Les demandes formulées par les demandeurs

   • Les accusés de réception

   • Les réponses de la personne chargée de l’accès à l’information.

    

4. Principales missions de la personne chargée de l'accès à l'information

La personne chargée de l'accès à l'information et son suppléant sont nommés par une décision du Président de l'Instance qui régit les conditions et les modalités de leur fonctionnement.
Ladite personne a pour principales missions :

• La réception des demandes d’accès à l’information

• L’enregistrement des demandes 

• L’orientation des demandeurs

• La vérification de la disponibilité des informations demandées

• L’élaboration de la réponse finale et la notification au demandeur (par délégation du Président/Secrétaire général)

• Le classement et la conservation des documents produits dans l'exercice de ses activités.

Pour appuyer le travail de la personne chargée de l'accès à l'information,  une note de service portant sur les orientations et les instructions permettant de faciliter son travail au sein de l'Instance a été signée par le Président et diffusée auprès des structures organisationnelles de l’INPPLC.